Лишь со стороны кажется, что небольшая компания, которая занимается посредническими услугами, может отказаться от папок с документами, перейдя полностью на электронный документооборот. Так кажется лишь на первый взгляд и со стороны. Канцтовары для офиса остаются востребованными. Многие, кто собираются открывать фирму, интересуются, а так ли они нужны, стоит ли покупать ручки, карандаши и бумагу в большом количестве? Может стоит отказаться изначально от груды ненужных бумаг, расчистив тем самым дополнительные места для новых менеджеров и оргтехники?
Дело в том, что полностью не получится отказаться от «бумажного» делопроизводства. К сожалению, сказанная выше информация – норма, которая продиктована свыше. Только «бумажные» документы подлинные, так как на них наличествует подпись. Только так нельзя будет сомневаться в том, что договор имел место быть, был заключен между сторонами. Как бы ни хотели отказаться руководители фирм от скоб для степлера и папок, но у них не выйдет ничего. Точно такая же ситуация прослеживается и с бумагой для принтеров. Без нее нельзя организовать правильную работу фирмы.
Надо посмотреть на ситуацию с офисной канцелярией по-другому. Иногда нельзя провести офисную презентацию с клиентом, используя возможности современной офисной техники. Не всегда легко будет презентовать материал на ноутбуке. Красивее будет смотреться материал коммерческого предложения на бумаге, нежели на мониторе ПК, да и заказчик сможет ознакомиться с ним всегда. Работа офиса может остановиться, если вдруг полетит сервер, перестанет работать компьютер. Так что волей-неволей придется держать кое-что на бумаге, а для их хранения понадобятся папки, а для скрепления – дырокол. Кстати, подобное хранение не вылетит в копеечку, как, к примеру, покупка лицензии на сетевой каталог и хранение документов исключительно в электронном виде. Порой, выполняя работу, приходится делать заметки, расчеты. Только так можно добиться эффекта, выполняя повседневные работы.